Hướng dẫn từ A-Z cách thuyết trình bằng tiếng Anh hiệu quả cho người đi làm

Nếu bạn là một người đi làm, chắc hẳn bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả trong nơi làm việc và một trong những khía cạnh quan trọng của giao tiếp là khả năng thuyết trình tốt. Dù là bạn đang thuyết trình trước đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng, một bài thuyết trình được trình bày tốt có thể làm nên sự khác biệt trong việc truyền tải thông điệp của bạn.

Trong thế giới toàn cầu hóa ngày nay, tiếng Anh đã trở thành ngôn ngữ chuẩn của doanh nghiệp và khả năng thuyết trình bằng tiếng Anh đã trở thành một kỹ năng không thể thiếu của người đi làm. Trong bài viết này, Hallo English sẽ hướng dẫn các bạn cách và đưa ra một số lời khuyên thực tiễn để thuyết trình hiệu quả bằng tiếng Anh.

I. Cấu trúc của bài thuyết trình tiếng Anh

1. Greeting: Lời chào khán giả và giới thiệu bản thân

Trước khi bắt đầu bài thuyết trình bạn cần giới thiệt về bản thân với khán giả và làm rõ bạn là ai và chuyên môn của bạn là gì. Bạn không cần phải giới thiệu quá dông dài, nhưng cũng đủ để tạo ra mối liên kết giữa bạn và khán giả. Phần giới thiệu ban đầu sẽ là cơ hội để bạn thể hiện ngắn gọn chuyên môn của mình, tại sao bạn đáng được lắng nghe và qua đó khiến khán giả tin tưởng và giúp bạn trở nên uy tín hơn.

Ví dụ:

1. Good morning/afternoon (everyone) (ladies and gentlemen). 2. Let me introduce myself; my name is… leader of Marketing team 1.3. On behalf of Company, I would like to welcome you here today.

Dịch nghĩa:

1. Chào buổi sáng/ buổi chiều
2. Tôi xin được tự giới thiệu, tôi là…trưởng nhóm Marketing 1
3. Thay mặt công ty, tôi xin chào đón mọi người đến đây

2. Introduction: Phần mở đầu

Ở phần mở đầu của một bài thuyết trình tiếng Anh bạn cần giới thiệu được chủ đề và mục đích của buổi thuyết trình nhằm thu hút sự chú ý và sự tin tưởng của khán giả. Một cách hữu ích để giới trình bày phần mở đầu một cách logic là sử dụng cấu trúc phễu:

• Bước 1: Giới thiệu chủ đề chung của bài thuyết trình
• Bước 2: Giải thích về lĩnh vực chủ đề
• Bước 3: Nêu ra những vấn đề/ thử thách mà bạn sẽ làm rõ
• Bước 4: Trình bày mục tiêu của bài thuyết trình - Đây sẽ là cơ sở của bài thuyết trình của bạn vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có tuyên bố rõ ràng về cách chủ để thuyết trình sẽ được xử lý bằng cách sử dụng những động từ chuyên biệt, ví dụ:
  • I will argue/ compare/ analyse/ evaluate/ describe…
  • Dịch nghĩa: Tôi sẽ thảo luận/ so sánh/ phân tích/ đánh giá/ mô tả…

• Bước 5: Nêu rõ về kết quả mong muốn của bài buổi thuyết trình, ví dụ:
  • I’m hoping this will provide you with…
  • Dịch nghĩa: Tôi hi vọng buổi thuyết trình này sẽ cung cấp được cho bạn…
• Bước 6: Trình bày cấu trúc của bài thuyết trình, ví dụ:
  • This presentation is structured as follows….
  • Dịch nghĩa: Bài thuyết trình sẽ bao gồm những phần sau

Ngoài ra phần mở đầu cũng cần nhắc đến những thông tin như:

• Độ dài của buổi thuyết trình
• Ra hiệu khi nào bạn muốn sự tương tác từ khán giả - nhiều nhà thuyết trình muốn khán giả sẽ đưa ra câu hỏi xuyên suốt bài thuyết trình, những người khác lại muốn dành ra những phần cụ thể cho hỏi đáp
• Thông báo cho khán giả biết học có cần ghi chú không hay bạn sẽ cung cấp tài liệu in sẵn

Trình độ của bạn đang ở level nào?

3. Body: Phần nội dung

Tùy thuộc vào mục tiêu của buổi thuyết trình, các bạn cần phân tách nội dung thành từng chủ đề riêng biệt để thảo luận, và lần lượt đi qua từng phần nội dung. Quan trọng nhất là các phần được liên kết với nhau một cách logic và dễ theo dõi cho khán giả. Có rất nhiều cách để sắp xếp những ý chính của một bài thuyết trình ví dụ: theo thứ tự ưu tiên, chủ đề, theo thứ tự thời gian,…

• Các ý chính nên được trình bày lần lượt với dẫn chứng và ví dụ cụ thể
• Trước khi chuyển sang phần tiếp theo bạn cần tóm tắt ngắn gọn nội dung đã trình bày
• Giữa các ý cần có sự liên kết rõ ràng và bạn cần làm rõ khi nào là lúc bạn chuyển tiếp sang phần tiếp theo
• Hãy để cho khán giả có thời gian để ghi chép và luôn bám sát nội dung đã chuẩn bị trước thay vi nói lạc quá xa với chủ đề.

Khi chuẩn bị cho bài thuyết trình bạn cần liệt kê trước những ý chính và tự đặt cho mình những câu hỏi “Mình muốn truyền tải gì cho người nghe? Họ sẽ nhận được gì từ nó?” trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn truyền tải được những thông điệp rõ ràng.

Ví dụ:

Bắt đầu bài thuyết trình bằng tiếng Anh : I’ll start with some general information on… - Tôi sẽ bắt đầu bằng một vài thông tin chung về…

Chuyển sang vấn đề tiếp theo: Right, let’s move on to… - Được rồi, chúng ta sẽ tiếp tục vớiThis leads me to my next point, which is…- Và điều này sẽ dẫn đến nội dung tiếp theo tôi muốn trình bày

4. Conclusion: Phần kết luận

Thông thường, một bài thuyết trình luôn có một mục tiêu cụ thể - chẳng hạn như chuyển đổi khán giả thành khách hàng, dẫn tới một số câu hỏi nhất định để khiến người nghe thấu hiểu những ý chính cụ thể, hoặc để thúc đẩy họ tới một mục tiêu chung nhất định.

Dù cho mục tiêu của bạn là gì, thì bạn luôn cần phải tóm tắt lại những ý chính và ý nghĩa của chúng. Điều này này sẽ làm sáng tỏ mục đích của buổi thuyết trình của bạn và củng cố lý do bạn có mặt tại đó.

• Để kết luận một bài thuyết trình Tiếng Anh, hãy thực hiện những bước sau:
• Thông báo rằng bài thuyết trình sắp kết thúc, ví dụ: “As we wrap up/as we wind down the talk…- Vì bài thuyết trình sắp kết thúc”
• Trình bày lại chủ đề và mục đích của bài thuyết trình: “In this speech I wanted to compare…- Trong bài thuyết trình này tôi muốn so sánh”
• Tóm tắt lại những ý chính bao gồm cả ý nghĩa và kết luận rút ra từ chúng
• Thông báo về bước tiếp theo/ lời kêu gọi hành động/ bài học đáng suy ngẫm được rút ra
• Tiếp tục với phần tiếp theo

5. Q&A and Salutations: Phần hỏi đáp và cảm ơn

Tổng kết buổi nói chuyện bằng cách cảm ơn khán giả vì đã dành thời gian lắng nghe và mời họ nêu lên những thắc mắc của mình.

Ví dụ:If you have any questions, I am happy to answer themAnd that brings us to the end. I’d like to thank you for your time and attention today.

Dịch nghĩa:Nếu các bạn có câu hỏi nào, tôi sẵn sàng trả lời chúngĐến đây là kết thúc bài thuyết trình của tôi. Tôi muốn cảm ơn mọi người vì thời gian và sự quan tâm của mọi người hôm nay.

II. Liên kết giữa các ý trong thuyết trình Tiếng Anh

Khi thuyết trình, điều quan trọng là lời nói và ý tưởng của bạn phải trôi chảy để khán giả của bạn có thể hiểu mọi thứ liên kết với nhau như thế nào và tại sao tất cả lại liên quan. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng bằng cách sử dụng những từ hoặc câu nối. Ví dụ:

Chuyển tiếp từ phần giới thiệu sang ý đầu tiên

• Now that you’re aware of the overview, let’s begin with… - Vậy là các bạn đã nắm được tổng quan nội dung buổi thuyết trình, tôi xin đươc bắt đầu với
• First, let’s begin with…- Đầu tiên, tôi xin được bắt đầu với
• I will first cover… - Tôi sẽ trình bày phần… đầu tiên
• My first point covers… - Phần đầu tiên tôi sẽ trình bày về
• To get started, let’s look at…- Để bắt đầu, phiền mọi người nhìn vào

Chuyển tiếp giữa các ý tương tự

• In the same way… - Theo cách tương tự
• Likewise… - Tương tự
• Equally…-Tương đồng
• This is similar to…- Điều này tương tự với
• Similarly…- Tương tự

III. Lưu ý về slide thuyết trình tiếng Anh

Slides là một công cụ không thể thiếu trong đa số bài thuyết trình. Chúng có thể hỗ trợ đắc lực trong việc truyền tải thông điệp và giúp người dùng theo dõi nội dung thuyết trình một cách dễ dàng hơn. Những slides quan trọng sẽ bao gồm:

• Slide mở đầu dùng để phác thảo ý tưởng của bạn
• Slide tổng kết với những ý chính cần ghi nhớ
• Những Slide hình ảnh sống động để bổ trợ cho nội dung đang nói tới

Những nguyên tắc vàng khi thiết kế slide thuyết trình:

1. Không gây bội thực thông tin - slide là công cụ hỗ trợ chứ không phải tâm điểm của buổi thuyết trình. Chúng nên chứa càng ít thông tin càng tốt để tránh khiến người nghe mất tập trung.

2. Một bức ảnh hơn ngàn từ - thay vì lấp đầy slide của bạn với hàng tá chữ, hãy sử dụng hình ảnh, biểu đồ để hỗ trợ bạn trình bày vấn đề đang được bàn luận3. Đảm bảo chữ có thể đọc được - Tùy theo số lượng người nghe, những người ngồi ở phía sau có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi slide. Hãy đảo bảo chữ và hình ảnh đủ lớn để có thể dễ dàng theo dõi tại bất cứ đâu trong hội trường.

4. Không lướt qua các slide quá nhanh - hãy để cho khán giả đủ thời gian để theo dõi từng slide

Việc thuyết trình bằng tiếng Anh đôi khi có thể là một việc đáng sợ và đầy áp lực đặc biệt đối với những người khồn có tiếng Anh ngôn ngữ mẹ đẻ. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị và luyện tập đúng cách, kết hợp với các kỹ năng cần thiết bạn hoàn toàn có thể thực hiện một bài thuyết trình thành công.