Mã định danh là dãy số do Bộ Công an cấp cho mỗi công dân để xác định nhân thân. Mỗi công dân được cấp một mã định danh duy nhất từ khi sinh ra cho đến khi mất đi và không lặp lại ở người khác.
Số định danh cá nhân có vai trò vô cùng quan trọng trong việc kết nối, liên thông giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với các cơ sở dữ liệu cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Khi đủ tuổi được cấp căn cước công dân, số của thẻ căn cước công dân cũng chính là mã định danh cá nhân.
Ảnh minh họa.
Thủ tục cấp mã định danh cá nhân có 2 trường hợp: Cấp mã định danh cá nhân đối với công dân đăng ký khai sinh và cấp mã định danh cá nhân đối với công dân đã đăng ký khai sinh.
Trường hợp 1: Thủ tục cấp mã định danh cá nhân đối với công dân đăng ký khai sinh
Theo quy định tại điều 14 Nghị định 137/2015/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2015 quy định như sau:
+ Trường hợp cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì khi nhận đủ giấy tờ để đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chuyển các thông tin của người được đăng ký khai sinh cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; cụ thể là các thông tin sau: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi đăng ký khai sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch; họ, chữ đệm và tên, quốc tịch của cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp; trừ trường hợp chưa xác định được cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp.
Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Bộ Công an sẽ kiểm tra thông tin theo điểm b khoản 3 Điều 13 Luật Căn cước công dân, cấp và chuyển ngay số định danh cá nhân cho cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch.
+ Trường hợp cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa vận hành hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh và chuyển ngay các thông tin trên cho cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư qua mạng internet đã được cấp tài khoản truy cập.
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ cấp tài khoản truy cập cho cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch, chuyển ngay số định danh cá nhân của công dân cho cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch khi nhận được thông tin khai sinh qua internet. Cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch có trách nhiệm bảo mật tài khoản truy cập theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Trường hợp 2: Thủ tục cấp mã định danh cá nhân đối với công dân đã đăng ký khai sinh
Căn cứ 15 Nghị định 137/2015/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2015 được sửa đổi bởi khoản 9 điều 1 Nghị định 137/2021/NĐ-CP quy định như sau:
+ Công dân đã đăng ký khai sinh nhưng chưa được cấp số định danh cá nhân thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư xác lập số định danh cá nhân cho công dân theo thông tin hiện có trên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
+ Ngay sau khi xác lập được số định danh cá nhân cho công dân, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có văn bản thông báo cho công dân về số định danh cá nhân đã được xác lập và các thông tin của công dân hiện có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin của công dân trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa đầy đủ thì trong văn bản thông báo cần yêu cầu công dân bổ sung thông tin cho công an xã, phường, thị trấn nơi mình đang cư trú để thực hiện cập nhật, chỉnh sửa thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
+ Trường hợp công dân đã có số định danh cá nhân mà được xác định lại giới tính hoặc cải chính năm sinh thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư xác lập lại số định danh cá nhân cho công dân sau khi công dân đó đã thực hiện việc đăng ký hộ tịch liên quan đến thông tin về giới tính, năm sinh theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch.
Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có văn bản thông báo cho công dân về số định danh cá nhân đã được xác lập lại.
