Bạn có bao giờ tự hỏi truyền thông sự kiện là gì và làm thế nào để truyền thông một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua ba giai đoạn chính của truyền thông sự kiện: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Với những kiến thức thực tiễn và dễ áp dụng, bạn sẽ biết cách làm cho sự kiện trở nên đáng nhớ và thành công hơn.
Giới thiệu về truyền thông sự kiện.
Truyền thông sự kiện là gì ?
Truyền thông sự kiện là gì ?
Truyền thông sự kiện là quá trình truyền đạt thông điệp, thông tin và tin tức liên quan đến một sự kiện cụ thể đến công chúng mục tiêu. Đây là một phần quan trọng của quá trình tổ chức sự kiện, bởi nó giúp tạo ra sự chú ý, tăng cường sự tham gia, và lan tỏa thông điệp của sự kiện đó đến đối tượng mà tổ chức mong muốn.
Quá trình này bao gồm nhiều bước công việc, từ việc xác định mục tiêu truyền thông, lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, đến việc thực hiện các chiến lược quảng cáo và PR. Mỗi bước đều cần được thực hiện kỹ lưỡng để đảm bảo tính phù hợp, an toàn và đáp ứng được mục đích truyền thông của doanh nghiệp, từ đó truyền thông sự kiện hiệu quả hơn.
Tại sao nên làm truyền thông sự kiện ?
Truyền thông sự kiện rất quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ, tạo sự nhận diện thương hiệu, và tăng cường tiếp cận khách hàng. Đặc biệt trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, truyền thông sự kiện đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tại sao truyền thông sự kiện cần phải đáp ứng đủ 3 giai đoạn?
Truyền thông sự kiện thường được chia thành ba giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện vì mỗi giai đoạn mang lại những giá trị và lợi ích riêng biệt và đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của sự kiện. Việc giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, từ việc tạo sự mong đợi trước sự kiện, đến việc tạo ra ấn tượng trong sự kiện và duy trì sự quan tâm và tương tác sau sự kiện. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác, cũng như tạo ra những trải nghiệm tích cực và có ý nghĩa cho người tham gia sự kiện.
Ý nghĩa chi tiết về các giai đoạn truyền thông sự kiện
Giai đoạn trước sự kiện
Đây là giai đoạn mà tất cả các doanh nghiệp hoặc công ty cần tập trung lên ý tưởng truyền thông sự kiện, những chiến lược, kế hoạch để thông báo với khách hàng, đối tác về sự hiện diện quan trọng trong một sự kiện đó. Dĩ nhiên, một sự kiện khi được tổ chức sẽ mang rất nhiều lợi ích đến các doanh nghiệp, công ty tổ chức, vì vậy sẽ không một ai muốn một biển lặng tại sự kiện của mình cả.
Để một sự kiện có thể diễn ra thành công rực rỡ và túm gọn mọi ánh nhìn của khách hàng, điều tối quan trọng của người tạo ra sự kiện là truyền dẫn thông tin cho bước đầu tiên với 3 điểm cần lưu ý:
- Lịch trình sự kiện: Cung cấp từng mốc thời gian chi tiết về các hoạt động diễn ra để khách hàng, đối tác có thể lên kế hoạch tham dự phù hợp nhất.
- Kênh liên lạc: Xác định rõ ràng phương thức liên lạc cho các sự kiện (trực tiếp tham dự hoặc gián tiếp tham dự qua một ứng dụng riêng của doanh nghiệp/công ty) thông qua các digital apps như mạng xã hội hoặc điện thoại thông minh.
- Hoạt động: Thông báo về sự có mặt của các khách mời (ca sĩ, diễn viên, influencer, KOL,…) nổi tiếng, tổ chức trò chơi với những phần thưởng hấp dẫn để kích thích sự tò mò, hứng thú của các khách hàng chưa có ý định tham dự sự kiện lẫn người tham dự.
Sau khi bắt đầu chạm tay đến các khách hàng mong muốn bằng những thông tin cơ bản của một sự kiện cần có, chúng ta tiếp tục giữ tương tác với khách hàng với những công cụ truyền thông trước sự kiện, việc này sẽ giúp ích trong việc gợi nhớ về sự kiện một cách trơn tru và tự nhiên nhất.
Công bố khách mời tham gia sự kiện
- Thông báo qua email (Email Marketing): Có lẽ đây là cách phổ biến trong giai đoạn tiền sự kiện, khách hàng có thể nhận thông tin thông qua email một cách riêng tư và có phần chuyên nghiệp hơn.
- Thông báo qua các kênh mạng xã hội (Social Media): Twitter, Facebook, Instagram và thậm chí nền tảng tiềm năng nhất ở thời điểm hiện tại chính là Tik Tok. Tuỳ vào chiến lược và kế hoạch truyền thông sự kiện mà bạn có thể điều chỉnh nội dung để quảng cáo cho sự kiện ở từng kênh.
- Hội nhóm (Group): Nguồn traffic đông đảo và hoàn toàn miễn phí tại các hội nhóm trên Facebook hoặc Forum, viết hoặc tạo các chủ đề để bàn luận và nghiên cứu về sự kiện đó.
- Thông báo qua Pano, Billboard, Banner: Những biển quảng cáo xuất hiện đầy rẫy tại các khung đường trong thành phố sẽ mất nhiều chi phí, tuy nhiên hiệu quả mang lại cực kỳ to lớn cho sự kiện.
Giai đoạn diễn ra (trong) sự kiện
Giai đoạn diễn ra sự kiện
Ngày sự kiện diễn ra cuối cùng cũng đã đến, mọi sự sắp xếp của bạn đã hoàn tất và đây là giai đoạn tiếp theo cần phải chú ý để đảm bảo mọi thứ được trọn vẹn và suôn sẻ nhất. Bất kỳ những yêu cầu nào từ khách hàng hoặc đối tác không được phản hồi nhanh chóng và đầy đủ cũng có thể gây ấn tượng xấu trong mắt của họ.
Để ngăn chặn rủi những rủi ro không đáng có tại sự kiện, đội ngũ quản lý nhân sự phải thống nhất tất cả các thông tin (thời gian, địa điểm, check in…) để phản hồi đến khách hàng kịp thời nếu có các yêu cầu liên quan đến sự kiện.
Trong thời gian diễn ra sự kiện sẽ có hạn chế trong việc di chuyển, vì vậy mà khách hàng sẽ có xu hướng sử dụng điện thoại để làm việc riêng nếu tiết mục hoặc hoạt động gây nhàm chán, việc này có thể khắc phục rất dễ dàng và tự nhiên không gây mất hứng hoặc khó chịu.
- Chụp ảnh, quay phim: Tại mọi nơi, việc chụp ảnh hoặc quay phim như một thói quen của mọi người nhằm lưu lại kỷ niệm hoặc đơn giản là check in tại sự kiện. Nên có nhân sự chủ động tương tác với khách hàng bằng cách này để không khí trong bữa tiệc không còn trầm lắng và gượng ngạo.
- Bỏ thăm (Polling) hoặc rút thăm (Ballot): Hoạt động đơn giản nhưng tương tác lại cực kỳ cao chót vót khi mọi sự tập trung đều đổ dồn về các phần thưởng hấp dẫn khi tham gia hoạt động bỏ hoặc rút thăm. Khách hàng sẽ chú ý hơn về bữa tiệc sau hoạt động này (tuỳ vào MC mà không khí ở thời điểm diễn ra hoạt động này có thể giúp khách hàng không bị xao nhãng bởi các việc riêng).
- Thông báo đẩy trên social media (Push Notification on social media): Đừng lo nếu có các khách hàng không tham gia vào sự kiện nhận được thông báo này, vì việc đăng tải thông báo của sự kiện lên các kênh mạng xã hội cũng giúp khách tham dự nắm được thông tin diễn ra và kích thích sự tò mò cho khách hàng chưa tham dự. Điều này miễn phí vì vậy hãy cố gắng tối ưu nó một cách triệt để nhất có thể nhé.
Giai đoạn sau sự kiện
Review, feedback và các hoạt động khác sau sự kiện
Sau một sự kiện đã truyền thông đầy thành công và thuận lợi, bước cuối cùng cực kì quan trọng là thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp, công ty tổ chức đối với khách hàng, đối tác. Bạn có thể tương tác với mọi người bằng nhiều hình thức khác nhau (chia sẻ các feedback, đăng tải bài viết tri ân, hoạt động báo chí về sự kiện,…) nhằm xây dựng hình ảnh thân thiện và uy tín hơn trong mắt khách hàng.
Mỗi sự kiện đều trải qua 3 giai đoạn: trước, trong và sau. Việc có một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện và sự chuẩn bị tốt có thể tạo nên một trải nghiệm toàn diện cho khách hàng, ngoài ra không kém quan trọng trong mỗi giai đoạn của sự kiện, đó chính là ngân sách của mỗi doanh nghiệp, công ty. Bạn có thể tận dụng tối đa ngân sách của mình bằng cách chọn các công cụ truyền thông hiệu quả với giá cả phải chăng, tuy nhiên trước đó hãy cân nhắc các kênh liên lạc có sẵn (Facebook, Tik Tok, Instagram,…) để giữ chi phí ở mức an toàn. Người phụ trách lên kế hoạch giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn tối ưu hoá chi tiêu và chọn những dịch vụ tốt nhất cho công ty của mình. Ngoài ra, nếu bạn chưa tìm được một dịch vụ tổ chức sự kiện truyền thông ưng ý thì Truyền Thông Phan Đăng sẽ cung cấp các dịch vụ sự kiện để bạn có thể yên tâm gửi gắm niềm tin đến nhé!
Công ty tổ chức sự kiện Truyền thông Phan Đăng
Công ty “Truyền Thông Phan Đăng” (phadanco) tự hào đã là người bạn, là đối tác tin cậy của nhiều tổ chức và cá nhân trong suốt thời gian qua. Phan Đăng tự tin rằng sẽ có thêm nhiều đối tác tin tưởng và hợp tác gắn bó lâu dài trong thời gian tới. Với lợi thế thực hiện chuyên nghiệp hoạt động tổ chức sự kiện, trade marketing và activation một cách đồng bộ. Nên chúng tôi có thể đáp ứng được nhu cầu đa dạng và toàn diện của đối tác.
Xem Video chương trình tổ chức sự kiện do Phan Đăng thực hiện
TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG
Địa chỉ: - Văn phòng: 572 Lê Quang Định, Phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM - Chi nhánh 1: 96 Khánh An, Phường Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng - Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Khanh, Hoài Đức, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0703 495 678
Email: phadanco@gmail.com
Website: www.phandang.com
Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/
> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng
Thư mời điện tử - tổ chức sự kiện
